INTEGRITETSPOLICY

VI VÄRNAR OM DIN INTEGRITET

För oss på Talents of Sweden är den personliga integriteten viktig och vi värnar därför om att de personuppgifter vi hanterar skyddas på ett betryggande sätt och i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

Registrerat bolag Young Talents of Sweden AB (Org. nr. 556881-1284), i detta dokument benämnt ”Talents of Sweden”, ansvarar för att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

FÖR VEM GÄLLER POLICYN?

Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika delar kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till oss på Talents of Sweden.

FÖR VAD GÄLLER POLICYN?

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken Talents of Sweden är personuppgiftsansvarig, dvs. i de fall Talents of Sweden har bestämt ändamål och medel för behandlingen.
Denna Integritetspolicy reglerar hur Talents of Sweden samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är rekrytering och interimslösningar (förmedling av underkonsulter eller uthyrning av anställd personal) och annan därmed förenlig verksamhet. Vi benämner detta ”Tjänst”, Tjänsten” eller ”Tjänsterna” och de uppdrag vi har från våra kunder som ”Kunduppdrag”. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Talents of Sweden har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.

FÖR DIG SOM ÄR KANDIDAT

Inom ramen för våra Tjänster vi tillhandahåller våra kunder samlar vi in och behandlar personuppgifter för att kunna presentera lämpliga kandidater. Vi för detta i egenskap av personuppgiftsansvarig. Kunden är i sin tur personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som överförs under rekryterings- eller konsultprocessen, t.ex. genom en levererad kandidatprofil, CV eller kandidatbedömning.

Talents of Sweden behandlar dina personuppgifter;
(1) när du söker lediga tjänster och uppdrag eller
(2) när du anmäler ditt intresse för anställning eller uppdrag (s.k. intresseanmälan eller spontanansökan) eller
(3) när vi genom så kallad extern sökning söker efter lämpliga kandidater inom ramen för våra Kunduppdrag, t.ex. via LinkedIn. Sådan sökning sker med intresseavvägning som laglig grund. Sökning görs endast på uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för ett bedöma kandidatens yrkeskvalifikationer samt söka kontakt med kandidaten. Om vi samlat in uppgifter om dig via sökning kommer du att informeras om detta skriftligen eller muntligen så snart vi har en kontaktuppgift till dig så vi kan nå dig och du har alltid rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter.

VARFÖR VI BEHANDLAR DINA PERSONUPPGIFTER

Vi använder dina personuppgifter för att förstå dina personliga karriärmål och hur de matchar den tjänst eller uppdrag som du sökt. Vi använder också dina personuppgifter för att proaktivt kunna kontakta dig för att föreslå lediga tjänster eller konsultuppdrag som vi tror kan ligga i linje med dina karriärmål eller på annat sätt hålla kontakt med dig för olika karriärmöjligheter.

Talents of Sweden behandlar dina personuppgifter för att kunna:
(a) tillhandahålla Tjänsten till Talents of Swedens kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten;
(b) administrera vår relation till dig;
(c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller Talents of Swedens kunder.

Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Tjänsten. Talents of Sweden behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår ovan.

VILKA PERSONUPPGIFTER VI BEHANDLAR

De personuppgifter Talents of Sweden behandlar om dig utgår från de uppgifter vi erhållit genom sökning eller uppgifter du själv lämnar till Talents of Sweden, t.ex. via Talents of Swedens hemsida eller genom kontakt med Talents of Swedens personal.

När du söker en ledig tjänst eller uppdrag via vår hemsida eller anmäler ditt intresse för anställning eller uppdrag, ber vi dig att uppge ditt namn, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress samt bifoga ett personligt brev och ditt CV (eller genom att du extraherar din meritförteckning från din Linkedinprofil).

I en rekryteringsprocess eller konsultprocess genereras även andra dokument innehållande personuppgifter t.ex. intervjuanteckningar och noteringar från referenstagningar. Med anledning av att vissa av Talents of Swedens kunder ställer höga krav på individer kan Talents of Sweden i vissa fall behöva utföra tester, bakgrundskontroller och kreditkontroll på dig. Du kommer i sådana fall att lämna ett särskilt samtycke innan tester, bakgrundskontroll eller kreditkontroll ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Talents of Sweden be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag eller inte. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Talents of Sweden och/eller Talents of Swedens kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av Talents of Sweden. Talents of Sweden kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med Talents of Swedens kund i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.
Talents of Sweden kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna integritetspolicy.

RÄTTSLIG GRUND

Behandlingen av dina personuppgifter sker bland annat med stöd av samtycke som du bl. a. ger i samband med att du registrerar dig i vårt rekryteringssystem. Enklare personuppgifter som vi behandlar görs med stöd av intresseavvägning. Behandling av dina personuppgifter kan även ske med stöd av rättsliga förpliktelser.

HUR LÄNGE SPARAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.
Talents of Sweden kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(1) uppgifter insamlade genom en extern sökning genom t.ex. LinkedIn i syfte att bedöma en enskild kandidats yrkeskvalifikationer samt söka kontakt med kandidaten för olika karriärmöjligheter. Dessa uppgifter ska endast innefatta sådana uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för syftet och uppgifterna sparas med laglig grund genom så kallad intresseavvägning. Uppgifter som inte uppdaterats under senaste 5 åren kommer raderas.

(2) uppgifter insamlade genom en intresseanmälan eller spontanansökan från dig eller genom att du sökt en tjänst eller konsultuppdrag genom oss. Uppgifterna sparas så länge Talents of Sweden kan se de som relevanta inom ramen för våra Tjänster. Uppgifter som inte uppdaterats under senaste 5 åren kommer raderas.

(3) uppgifter kopplade till rekryterings- eller konsultprocess inom ramen för vår Tjänst.

(4) Kundavtal, offerter samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, faktura etc. under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

I en rekryteringsprocess eller konsultprocess genereras även andra dokument med personuppgifter som sparas olika länge beroende på hur länge de kan anses vara aktuella. Intervjuanteckningar sparas t.ex. i två år medan testresultat och noteringar från samtal med referenter rensas när Talents of Sweden inte längre kan anses ha behov av dem inom ramen för våra tjänster.

FÖR DIG SOM ÄR KUND ELLER LEVERANTÖR

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten.

Talents of Sweden behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Talents of Sweden eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

Talents of Sweden behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:
(a) ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till Talents of Sweden
(b) administrera vår relation till er
(c) Talents of Sweden ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden
(d) möjliggöra framtida affärsrelationer och marknadsföra våra Tjänster
(e) utveckla och förbättra våra Tjänster.

PERSONUPPGIFTER

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Talents of Sweden behandlar och hur Talents of Sweden kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

Avseende Kunder kan Talents of Sweden komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
Avseende Leverantörer kan Talents of Sweden komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs av uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Talents of Sweden samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

RÄTTSLIG GRUND

Behandlingen av kontaktpersoners personuppgifter sker med stöd av avtalet enligt artikel 6 (1) b) i dataskyddsförordningen eller med stöd av rättslig förpliktelse enligt artikel 6 (1) c) i dataskyddsförordningen.
I de fall vi behandlar kunduppgifter för att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra tjänster samt våra processer och metoder, t ex genom att genomföra kundundersökningar, gör vi det med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6 (1) f) dataskyddsförordningen.

HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Talents of Sweden sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.
Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål.

Talents of Sweden kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:
(a) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.
(b) övriga kunduppgifter i CRM-system, under avtalstiden och därefter i ett (3) år.

PERSONUPPGIFTER FÖR MARKNADSÄNDAMÅL

Personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål t.ex. genom att Talents of Sweden via e-post eller telefon ger information om vår Tjänst.
I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE ELLER PROFILERING

Det förekommer inget automatiserat beslutsfattande inom ramen för Talents of Swedens behandling av personuppgifter. Profilering kan förekomma t ex vid tester av kandidater och sker endast efter samtycke.

ANVÄNDNNG AV KOMMUNIKATIONSVERKTYG

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder Talents of Sweden olika medier som bedöms som säkra, bland annat e-post.
Behandling av personuppgifter i olika medier sker med stöd av avtal eller intresseavvägning enligt artikel 6 (1) b) och f) i dataskyddsförordningen.

Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med vår e-postpolicy. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Talents of Sweden.

PERSNUPPGIFTERS SKYDDANDE

Talents of Sweden har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar.

Talents of Swedens anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Talents of Swedens regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

DELNING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE PART

Talents of Sweden kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna integritetspolicy.

Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en Talents of Sweden kund och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten.

Samtycke inhämtas muntligen eller skriftligen från kandidat innan en kandidatprofil levereras till kund eller samarbetspartners vid varje enskilt tillfälle.

Talents of Sweden kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Talents of Swedens leverantörer för vår verksamhet, till exempel till Ponty som hostar vårt rekryteringssystem eller vår leverantör för digital signering. Dessa leverantörer har ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal med Talents of Sweden.
Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.
Ingen överföring av personuppgifter till tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES förekommer.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Talents of Sweden är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. För kontakt med oss avseende hantering av dina kontaktuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig är:

Postadress
Talents of Sweden AB
Att: Personuppgiftsansvarig
Sturegatan 46
114 36 Stockholm

E-post adress
personuppgifter@talentsofsweden.se

TALENTS OF SWEDEN SOM PERSONUPPGIFTSBITRÄDE

Talents of Sweden är personuppgiftsansvarig för Talents of Swedens personuppgifter men det kan förekomma situationer där Talents of Sweden inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde. När Talents of Sweden behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och Talents of Sweden är då bundet av de instruktioner som Talents of Sweden fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Talents of Sweden inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Talents of Sweden kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

DINA RÄTTIGHETER

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker. Du har rätt att kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som Talents of Sweden behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling, d.v.s. vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker och till vem eller vilka informationen lämnas ut. Begäran om registerutdrag skickas till Talents of Sweden, se kontaktuppgifter nedan. Registerutdraget skickas normalt till dig inom en månad, till folkbokföringsadressen. Skulle det ta mer än en månad kommer vi att informera dig om skälen till förseningen.
Förutom rätten att få ett registerutdrag och att få personuppgifter rättade, har du i vissa fall också rätt att invända mot behandlingen och kräva att personuppgifterna raderas, att de begränsas (en markering att hanteringen av personuppgiften ska begränsas till något visst syfte) och att de lämnas ut till dig på ett IT-medium (dataportabilitet). Observera dock att vissa personuppgifter är nödvändiga för att kunna fullgöra vissa uppgifter och kan därför inte begränsas eller raderas för detta syfte. Om du anser att någon uppgift om dig är felaktig eller missvisande, bör du kontakta oss omedelbart.

Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter, om behandlingen grundar sig på sådant samtycke.

ÄNDRINGAR I DENNA INTEGRITETSPOLICY

Talents of Sweden förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.

KONTAKTA OSS

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på personuppgifter@talentsofsweden.se